Team-Mail

Team-Mail ist Yuva als Postfach eines Teams: gemeinsame Adressen wie sales@ oder billing@ und die eigenen Postfächer einzelner Personen. Unterhaltungen, Labels, Zuständige und Notizen sind dieselben wie im Support, nur mit eigenen Begriffen und Ordnern. Die Mail Ihrer Domain wird zu Yuva geleitet, Sie lesen und schreiben sie im Panel, und der Verlauf Ihres alten Postfachs zieht ein.

Was es ist und was nicht

Ein Posteingang hat einen Zweck: Support (Kundschaft per Chat, E-Mail und In-App), Team-Mail (ein mail-Posteingang) oder Beides, also ein Workspace mit Posteingängen beider Arten. Neue Workspaces werden gefragt, was passt. Ein Team-Mail-Posteingang hat nur E-Mail-Kanäle. Die Support-Funktionen bleiben für ihn aus: Bewertungen, SLA-Richtlinien, automatische Zuweisung, Begrüßungen, Status, Hilfe, Roadmap, Neuigkeiten und Support-Berichte.

• Yuva ist das Postfach. Mail kommt über die Weiterleitung Ihrer Domain zu Yuva an und wird im Panel, in der Mobile-App und von Assistenten gelesen.
• Yuva ist kein IMAP-, POP3- oder SMTP-Server für Mail-Programme. Sie können es nicht in Apple Mail, Thunderbird oder Outlook einrichten, und es gleicht kein Postfach ab, das bei Gmail oder Outlook bleibt: Den Verlauf umziehen liest das alte Postfach einmal und schreibt nie hinein.
• Eine Antwort geht über das SMTP-Konto des E-Mail-Kanals hinaus; zum Senden braucht es also dieselbe Einrichtung wie für Support-E-Mail.

Gemeinsame und persönliche Postfächer

	Gemeinsames Postfach	Persönliches Postfach
Wofür	Eine Adresse, die das Team gemeinsam beantwortet: sales@, billing@	Die eigene Mail einer Person
Wer liest	Mitglieder mit Zugriff auf den Posteingang, wie bei jedem Posteingang	Die Inhaberin oder der Inhaber und die Mitglieder, denen sie oder er Zugriff überträgt
Wer richtet es ein	Owner und Admins	Jedes Mitglied für sich; ein Owner oder Admin kann eines für ein anderes Mitglied anlegen
Filter	Owner und Admins	Nur die Inhaberin oder der Inhaber

Ein persönliches Postfach ist privat, auch vor Ownern und Admins: siehe Datenschutz.

1. Öffnen Sie Einstellungen → Produkte → Postfach hinzufügen, in Mail die Postfachauswahl → Neues Postfach.
2. Beantworten Sie unter Team-Mail die Frage Wer liest es? mit Mit dem Team geteilt oder Persönlich (nur Sie). Owner und Admins sehen zusätzlich Persönlich für ein Mitglied: Wählen Sie das Mitglied.

In Mail gruppiert die Postfachauswahl die Postfächer als Ihre Postfächer, Mit Ihnen geteilt (mit Lesen oder Lesen und senden) und Team-Mail. Ein persönliches Postfach lässt sich auch per API anlegen: POST /v1/inboxes mit owner_member_id.

Die Mail einer Domain zu Yuva leiten

Jede Postfach-Adresse ist ein E-Mail-Kanal des Posteingangs: Einstellungen → der Posteingang → Kanäle → E-Mail. Danach:

1. Weisen Sie die Adresse nach, mit einem Code per Mail oder einem DNS-Eintrag.
2. Leiten Sie ihre Mail mit dem Cloudflare Email Worker oder einem beliebigen MTA zu Yuva, oder leiten Sie das alte Postfach an die Weiterleitungsadresse des Kanals weiter.
3. Geben Sie dem Kanal ein SMTP-Konto zum Senden der Antworten und richten Sie die DNS-Einträge ein.

Ein Catch-all-Kanal (*@example.com) nimmt die Mail aller übrigen Adressen der Domain an.

Den Verlauf umziehen

Zu Yuva umziehen kopiert die Nachrichten Ihres alten Postfachs (Gmail, Outlook, Yandex, iCloud und jeder IMAP-Server oder eine Exportdatei) in einen Posteingang. Yuva liest das alte Postfach nur; dort ändert sich nichts. Wählen Sie die Anleitung Ihres Anbieters in der Liste. Einen Umzug starten Owner und Admins: Einstellungen → Zu Yuva umziehen → Neue Migration. Einen Umzug in ein persönliches Postfach legen nur dessen Inhaberin oder Inhaber an, sehen und führen ihn aus, und nur wenn sie oder er Owner oder Admin des Workspace ist: Umzüge sind eine Manager-Funktion, ein Agent kann also nicht in ein eigenes Postfach umziehen. Andere Owner, Admins, Berechtigte und API-Schlüssel sehen ihn nicht. Das Löschen des Postfachs löscht seine Umzüge; es wird abgelehnt, solange einer scannt, kopiert, synchronisiert oder Verlauf entfernt.

Der Bereich Mail

Mail in der Seitenleiste listet die Mail aller Team-Mail-Posteingänge, die Sie lesen können (Alle Mails), oder die eines Postfachs. Seine Ordner:

Ordner	Inhalt
Postfach	Offene Unterhaltungen
Mit Stern markiert	Unterhaltungen, die Sie markiert haben; ein Stern gehört nur Ihnen
Zurückgestellt	Unterhaltungen, die bis zu ihrer Zeit ausgeblendet sind
Gesendet	Unterhaltungen, in denen Sie Mail gesendet haben
Entwürfe	Ihre eigene ungesendete Mail und Antworten
Geplant	Ihre Mail, die auf ihre Sendezeit wartet
Archiv	Unterhaltungen, die Sie archiviert haben (geschlossene)
Papierkorb	Gelöschte Unterhaltungen, nach 30 Tagen geleert; für Owner und Admins gelistet

Öffnen Sie eine Mail, um zu antworten, sie mit einem Stern zu markieren, zu archivieren, zurückzustellen oder in den Papierkorb zu legen. Filter in der Kopfzeile von Mail öffnet die Filter des Postfachs.

Neue Mail schreiben

Wählen Sie Neue Mail. Wählen Sie unter Von das Postfach, aus dem sie kommt, und füllen Sie dann aus:

• An: bis zu 50 Adressen. Die erste wird der Kontakt der Unterhaltung.
• Cc und Bcc: je bis zu 50. Bcc-Empfänger erhalten die Mail, bleiben aber für alle anderen verborgen.
• Betreff und die Nachricht, mit Anhängen.

Die Mail geht wie geschrieben hinaus, ohne Re:. Die übrigen An- und Cc-Adressen werden mit dem Senden zu Teilnehmenden, ihre Antworten gehören also zur Unterhaltung. Eine Unterhaltung, die Sie beginnen, wartet unter Gesendet, und die erste Antwort öffnet sie wieder im Postfach. Sie können 60 neue Mails pro Minute schreiben und 300 Empfänger pro Stunde erreichen. Der API-Aufruf ist POST /v1/conversations/mail.

Signaturen

Jedes Mitglied hat pro Posteingang eine Signatur, und ein Posteingang hat eine Standardsignatur, die Owner und Admins festlegen. Öffnen Sie Einstellungen → Sie → Signatur, wählen Sie den Posteingang und schreiben Sie Ihre eigene, nutzen Sie die Standardsignatur oder keine. In der Standardsignatur werden {{member.name}} und {{member.title}} zu Ihrem Namen und Titel. Die Signatur beendet Ihre per E-Mail gesendeten Antworten und neue Mails; Weglassen lässt sie bei einer Nachricht aus. Notizen und Chat-Antworten tragen keine.

Als sich selbst senden

Eine Mail, die Sie aus einem Team-Mail-Posteingang senden, geht von der Adresse des Kanals mit Ihrem Namen und dem des Kanals hinaus: Ada Lovelace (Sales) <sales@example.com>. Antworten kommen beim Kanal an.

So senden Sie stattdessen von Ihrer eigenen Adresse (ada@example.com):

1. Öffnen Sie Einstellungen → Sie → Deine Adressen und wählen Sie Adresse hinzufügen. Sie können 10 behalten.
2. Yuva sendet einen 6-stelligen Code an die Adresse, 10 Minuten gültig. Geben Sie ihn ein. Fängt ein Kanal des Workspace alle Mail dieser Domain ab, wird kein Code gesendet: Die Adresse wartet dann auf die Freigabe durch einen Owner oder Admin unter Adressen zum Senden bei Ihrem Mitgliedseintrag in Einstellungen → Team → Mitglieder.
3. Wählen Sie sie bei einer neuen Mail oder einer Antwort in der Adressauswahl neben Von.

Eine Adresse funktioniert mit einem Kanal nur, wenn ihre Domain die Sende-Domain des Kanals ist und die letzte Zustellbarkeitsprüfung des Kanals für diese Domain mit ausgerichtetem DKIM und DMARC bestanden wurde. Sonst lehnt Yuva das Senden ab und nennt den Grund. Eine Adresse, die ein Kanal nutzt oder ein anderes Mitglied bestätigt hat, wird abgelehnt.

Entwürfe, Später senden und Rückgängig

• Entwürfe werden beim Schreiben gespeichert. Schließen Sie das Fenster, wartet die Mail unter Entwürfe; nur Sie sehen sie. Ihre Empfänger werden beim Speichern zu Kontakten, wie jede Adresse, an die Sie schreiben.
• Später senden (neben Senden) plant eine Mail für eine Zeit zwischen einer Minute und 366 Tagen voraus. Sie wartet unter Geplant, wo Sie die Zeit ändern können (Planung abbrechen macht sie wieder zum Entwurf). Kann sie zur vorgesehenen Zeit nicht gesendet werden (die Adresse wurde entfernt, Sie haben den Zugriff verloren), wird sie mit dem Grund zum Entwurf, und Sie werden benachrichtigt.
• Rückgängig: Eine Antwort in einer Unterhaltung wartet 6 Sekunden, bevor sie hinausgeht, und der Hinweis nach dem Planen einer Mail hat ein Rückgängig, das die Planung abbricht. Eine neue Mail wird sofort gesendet.

Filter

Ein Filter sieht jede Mail an, die in einem Postfach ankommt, und handelt danach. Öffnen Sie Mail → Filter und fügen Sie einen mit Name, Bedingungen und Aktionen hinzu. Filter laufen in der Reihenfolge der Liste.

Bedingungen	Aktionen
Von, An, Cc, die Mailingliste (List-Id), Betreff, hat einen Anhang	Labels hinzufügen, mit Stern markieren, archivieren, in den Papierkorb legen, zurückstellen, an ein Mitglied weiterleiten, Status oder Priorität ändern, zuweisen

Textwerte haben 3 bis 200 Zeichen. Ein Filter, der für ein Mitglied einen Stern setzt, zuweist oder weiterleitet, funktioniert nur für Mitglieder, die das Postfach lesen können. Entwürfe, gesendete Mail, importierter Verlauf und Zustellberichte lösen keinen Filter aus. Ein Postfach hat höchstens 100.

Um von einer Mail auszugehen, öffnen Sie sie und wählen Nachrichten wie diese filtern: Yuva füllt Absender und Mailingliste oder sonst den Betreff aus, die Aktionen wählen Sie.

Die Filter eines gemeinsamen Postfachs verwalten Owner und Admins. Die Filter eines persönlichen Postfachs gehören seiner Inhaberin oder seinem Inhaber: Niemand sonst sieht oder bearbeitet sie, und sie wirken nur auf dieses Postfach.

Suche

Das Suchfeld von Mail nimmt einfache Wörter und Operatoren. Schreiben Sie key:value, key:"zwei Wörter" oder -key:value, um auszuschließen, was passt. Jeder Operator muss zutreffen; ein Begriff mit anderem Schlüssel wird als Text gesucht.

Operator	Passt auf	Beispiel
from:	Absenderadresse oder -name enthält den Wert; from:me sind Sie	from:ada@example.com
to:, cc:	eine Empfängeradresse enthält den Wert; to:me sind Sie	to:me cc:@example.com
subject:	der Betreff	subject:"quarterly invoice"
has:attachment	eine Nachricht mit Anhang	has:attachment invoice
is:starred	Unterhaltungen, die Sie mit Stern markiert haben	-is:starred
in:	ein Ordner: inbox, starred, snoozed, sent, archive, trash, drafts, scheduled	in:archive from:ada
after:, before:	eine Nachricht, die an oder nach, bzw. vor einem Tag YYYY-MM-DD gesendet wurde	after:2026-01-01 before:2026-02-01

Einzelheiten wie die Längengrenzen stehen unter E-Mails durchsuchen.

Datenschutz

Owner und Admins finden das Postfach einer anderen Person unter Einstellungen → Produkte als Persönliches Postfach von <owner>, mit Schloss. Die Seite zeigt Adressen, die Zahl der Unterhaltungen und Größe und bietet nur Postfach umbenennen und Postfach löschen.

Ein persönliches Postfach liest nur seine Inhaberin oder sein Inhaber und die Mitglieder, denen sie oder er Zugriff überträgt.

• Owner und Admins sehen, dass ein persönliches Postfach existiert: seinen Namen, seine Adressen, die Zahl seiner Unterhaltungen und seine Größe. Nie seine Mail. Sie können es umbenennen oder löschen. Die Übergabe funktioniert nur bei einem verwaisten Postfach und braucht einen im Panel angemeldeten Owner oder Admin, keinen API-Schlüssel.
• API-Schlüssel und Webhooks erreichen ein persönliches Postfach nie, ebenso wenig Automatisierungsregeln des Workspace, Slack und Team- oder Mitgliedsfreigaben von Posteingängen. Ein Assistent erreicht es nur über die eigene OAuth-Verbindung der Inhaberin oder des Inhabers. Seine Ereignisse gehen an niemand anderen.
• Mailinglisten, Broadcasts, E-Mail-Designs und Analytics-Properties eines persönlichen Postfachs gehören nur seiner Inhaberin oder seinem Inhaber: Berechtigte, Owner und Admins sehen oder ändern sie nicht, auch nicht auf Home.
• Kontakte gelten workspace-weit: Es gibt einen Kontakt pro Adresse. Ein gemeinsamer Posteingang, der an eine Adresse schreibt, die ein persönliches Postfach kennt, verwendet diesen Kontakt, und eine solche Adresse von Hand hinzuzufügen, wird mit „bereits vergeben“ beantwortet. Privat ist nur die Mail im persönlichen Postfach, nicht der Kontakteintrag. Ein Kontakt ist nur verborgen, wenn alle seine Unterhaltungen in persönlichen Postfächern liegen, die Sie nicht lesen können, und er keine externe ID hat.
• Aufbewahrung, Kontaktlöschung und Workspace-Löschung erfassen auch ein persönliches Postfach, und jede Zugriffsübertragung und Übergabe steht im Audit-Log.

Zugriff übertragen

1. Die Inhaberin oder der Inhaber öffnet Einstellungen → Produkte, das Postfach, dann Stellvertreter.
2. Wählen Sie Mitglied hinzufügen, das Mitglied und Lesen oder Lesen und senden.
3. In derselben Liste ändern oder entfernen Sie Stellvertreter: Sie lesen dieses Postfach sofort nicht mehr.

Wer Lesen hat, sieht Sie können dieses Postfach lesen, aber nicht ändern. Bei Lesen und senden steht im Editor Sendet im Auftrag von <name> und im Verlauf <delegate> im Auftrag von <owner>. Stellvertreter erhalten keinen Einstellungen-Link für das Postfach.

Die Inhaberin oder der Inhaber eines persönlichen Postfachs lässt andere Mitglieder einzeln mit einem von zwei Rechten hinein. Nur sie oder er kann das; Owner, Admins und bereits Berechtigte können es nicht.

Recht	Darf	Darf nicht
Lesen	Alles lesen, was die Inhaberin oder der Inhaber liest: Unterhaltungen, Notizen, Anhänge, Suche, Zähler, Benachrichtigungen	Antworten, Notizen schreiben oder Status, Stern, Label, Zurückstellen oder Zuständige ändern
Senden	Alles von Lesen, dazu antworten, neue Mail schreiben und weiterleiten, Notizen schreiben sowie Status, Stern, Zurückstellen, Zuständige und Labels ändern	Mail aus dem Postfach verschieben (bei beiden Rechten nur die Inhaberin oder der Inhaber), seine Einstellungen, Kanäle, Filter oder Berechtigten ändern, Umzüge ausführen oder seine Listen und Broadcasts verwalten

Kein Recht zeigt die eigenen Entwürfe der Inhaberin oder des Inhabers. Mail, die ein Berechtigter sendet, geht „im Auftrag“ der Inhaberin oder des Inhabers hinaus: From ist deren Name und Adresse, der Berechtigte steht im Sender-Header. Die Nachricht zeigt beide Personen. Wer entzogen wird, verliert den Zugriff sofort. API: GET|PUT|DELETE /v1/inboxes/{id}/delegates[/{memberId}].

Wenn ein Mitglied geht

1. Öffnen Sie Team, wählen Sie das Mitglied und dann Entfernen. Der Dialog <name> entfernen? listet jedes persönliche Postfach auf.
2. Wählen Sie je Postfach Dieses Postfach löschen oder Übergeben und das Mitglied unter Übergeben an.

Ein verwaistes Postfach zeigt in Einstellungen → Produkte Kein Besitzer und Braucht einen Besitzer. Wählen Sie Übergeben und den Neuer Besitzer, oder Postfach löschen.

Ein persönliches Postfach wird nicht gemeinsam, wenn seine Inhaberin oder sein Inhaber geht.

• Ein Owner oder Admin entfernt das Mitglied. Für jedes persönliche Postfach des Mitglieds verlangt das Entfernen von Ihnen, es entweder mitsamt der Mail zu löschen oder an ein genanntes Mitglied zu übergeben, das zur neuen Inhaberin oder zum neuen Inhaber wird. Die Berechtigten eines übergebenen Postfachs verlieren ihren Zugriff. Das Entfernen wird abgelehnt, bis für jedes persönliche Postfach des Mitglieds eine Wahl getroffen ist; das Mitglied, an das Sie übergeben, muss aktiv sein und darf nicht das ausscheidende sein. Bis Sie wählen, kann niemand das Postfach lesen.
• Ein Mitglied löscht das eigene Konto. Seine persönlichen Postfächer werden nicht gelöscht. Jedes verliert seine Inhaberin oder seinen Inhaber und seine Berechtigten und ist verwaist: Niemand liest es. Owner und Admins sehen es weiterhin mit Name und Größe und können es, bis sie entscheiden, an ein Mitglied übergeben (POST /v1/inboxes/{id}/hand-over) oder löschen.

Beide Entscheidungen stehen im Audit-Log.